Como montar um fluxo completo de atendimento
Do primeiro contato ao próximo passo: organize as etapas, as informações e a participação da equipe.
Um bom fluxo deixa claro o que o escritório precisa descobrir e o que deve acontecer depois. Pense em uma pessoa que chega sem saber quais documentos enviar: o agente acolhe, entende a demanda e conduz a conversa. A equipe entra nos pontos que você definiu. O exemplo abaixo é uma sugestão de organização, que você pode adaptar ao seu atendimento.
Visão geral
- Cada etapa precisa de um objetivo, das informações que serão coletadas e de uma condição de saída.
- O escopo do agente define até onde a IA pode atuar.
- Agendamento e assinatura precisam das respectivas integrações configuradas.
Passo a passo
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Escolha o ponto de chegada
Abra o agente em Agentes → Configurações. Em Configurações do funil → Configurações básicas do funil, confira o escopo. Se a equipe vai concluir o atendimento, use o limite de qualificação ou agendamento. Para um fluxo inteiramente humano, escolha Sem agente (manual).
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Desenhe um caminho simples
Na aba Etapas do funil, organize, por exemplo: recepção, qualificação, coleta de dados e agendamento. Acrescente contrato e pós-venda somente se fizerem parte da sua operação. Separe também o caminho de quem não se enquadra no atendimento.
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Escreva o que acontece em cada etapa
Uma instrução útil responde a três perguntas: o que perguntar, onde guardar a resposta e quando avançar. Digite @ e selecione os campos e as etapas no menu. Apenas escrever o nome de uma etapa em uma frase não cria a conexão do fluxo.
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Prepare as ações externas
Se houver reunião, conecte a Google Agenda e confira o advogado responsável do funil. Se houver assinatura, configure o modelo de documento e seus campos. Depois revise as ferramentas disponíveis nas instruções das etapas correspondentes.
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Combine a passagem para a equipe
Defina em qual situação o agente deve transferir para um atendente ou time. Uma dúvida que precisa de avaliação do advogado deve ter um destino claro, em vez de deixar o agente tentando concluir sozinho.
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Percorra os caminhos antes de liberar
Use o Modo de teste da caixa de entrada com um número da equipe. Teste uma pessoa que fornece tudo, outra que deixa uma informação pendente e outra que pede atendimento humano. Confira etapa, campos e responsável na conversa. Só libere depois de corrigir as diferenças entre o esperado e o observado.
Dúvidas frequentes
Preciso criar todas essas etapas?
Não. São exemplos de organização. Use apenas os passos necessários para o seu escritório e o escopo escolhido.
Ter uma etapa chamada Contrato já gera o documento?
Não. O nome organiza o processo; a geração depende da integração, do modelo configurado, dos dados coletados e da ferramenta de envio.
Próximos passos
Defina o que acontece quando faltam informações, o lead pode avançar ou a equipe precisa assumir.
Faça o agente salvar informações, mudar de etapa e executar ações usando as ferramentas do editor.
Como testar o agente com o seu próprio número antes de liberar para os leads, e como pausar a IA em uma conversa.