Como organizar um fluxo de coleta de documentos
Peça os materiais, acompanhe o que falta e defina quando a equipe pode avançar.
Quando o cliente envia os documentos aos poucos, fica fácil perder o controle da pendência. Um fluxo de coleta ajuda a pedir com clareza, guardar o que foi informado e deixar a revisão para quem precisa conferir o material.
Visão geral
- A lista de documentos deve seguir o procedimento definido pelo escritório.
- Use uma etapa e campos para registrar pendências; eles não substituem a conferência dos arquivos.
- A leitura de um documento pela IA não equivale à aprovação da equipe.
Passo a passo
- 1
Defina a lista com o responsável
Separe os documentos necessários para aquele atendimento. Evite uma lista única para todas as demandas. Se houver dúvida sobre o que pedir, alinhe com o advogado antes de configurar o agente.
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Prepare a etapa e os campos
Em Etapas do funil, organize uma etapa de coleta. Crie campos, se necessário, para registrar informações como documento pendente ou data combinada para retorno. Escreva descrições que deixem claro o que deve ser guardado.
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Explique o pedido ao cliente
Na instrução, peça que o agente explique por que precisa do material e oriente o próximo passo. Se usar uma lista em arquivo, selecione-a pelo @ → Mídias. Exemplo: enviar a lista e perguntar quais itens a pessoa já consegue encaminhar.
- 4
Defina a passagem para conferência
Escreva em qual momento o agente deve encaminhar para a equipe. Uma opção é registrar que os arquivos foram enviados e transferir para conferência. Não use apenas a afirmação “já mandei tudo” como prova de que o material está correto.
- 5
Organize os lembretes
Se fizer sentido, configure follow-ups específicos para essa etapa. A mensagem deve lembrar a pendência sem repetir toda a qualificação. Confira as regras de horário e o canal antes de testar.
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Confira o material recebido
A equipe pode consultar as mídias e os documentos da conversa pelo painel do contato. Depois da revisão, corrija as pendências e avance para a etapa apropriada, como agendamento ou contrato.
Dúvidas frequentes
Receber um arquivo já significa que ele está aprovado?
Não. Recebimento e conferência são momentos diferentes. Defina quem valida o material e como essa conclusão será registrada.
Posso encerrar a conversa enquanto faltam documentos?
Se ainda há uma pendência de atendimento, normalmente faz mais sentido representá-la por etapa ou campo. Resolver a conversa indica que o atendimento foi encerrado.
A IA não leu o documento.
Confira se o recurso de leitura de documentos está habilitado nas configurações do escritório e se o arquivo chegou à conversa. A equipe pode consultar o material recebido mesmo quando a IA não o processa.